Privacyreglement

PRIVACYREGLEMENT

Inleiding

In dit privacyreglement is vastgesteld hoe de Praktijk Haptotherapie Hiddes omgaat met de verwerking van persoonsgegevens. De praktijkhouder, Erica Hiddes verwerkt persoonsgegevens op een zorgvuldige en veilige wijze, in overeenstemming met de AlgemeneVerordening Gegevens bescherming (AVG) en overige toepasselijke wet-en regelgeving.

Persoonsgegevens mogen alleen beschikbaar worden gesteld voor zover dat noodzakelijk is voor de doelen waarvoor zij worden verwerkt. Dit reglement geldt voor alle verwerkingen van persoonsgegevens door Praktijk Haptotherapie Hiddes.

Praktijk voor Haptotherapie Hiddes
Erica Hiddes (NFG lidnr. 8802)
Lombardi 3, 6708 LT Wageningen
KvK: 71281673 | AGB-code praktijk: 90066516
E-mail: erica@haptotherapiehiddes.nl
Website: www.haptotherapiehiddes.nl

Artikel 1 — BEGRIPSBEPALINGEN

In dit privacyreglement worden de volgende begrippen gehanteerd conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG):

• Praktijk / Verwerkingsverantwoordelijke: Praktijk voor Haptotherapie Hiddes, vertegenwoordigd door Erica Hiddes.
• Betrokkene / Cliënt: De natuurlijke persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt, dan wel diens wettelijk vertegenwoordiger.
• Persoonsgegevens: Elke informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (AVG art. 4 lid 1).
• Bijzondere persoonsgegevens: Persoonsgegevens betreffende de gezondheid (AVG art. 9).
• Verwerking: Elke bewerking met betrekking tot persoonsgegevens, zoals verzamelen, vastleggen, opslaan, bijwerken, raadplegen en vernietigen.
• Verwerker / Subverwerker: Een externe partij die ten behoeve van de Praktijk persoonsgegevens verwerkt (zoals software- of hostingleveranciers).
• Toestemming: Vrij gegeven, specifieke, geinformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting, waarmee de betrokkene aangeeft akkoord te gaan met de verwerkingg van zijn persoonsgegevens (AVG art. 4 lid 11)
• Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of ongeoorloofde verstrekking van persoonsgegevens. (AVG art. 4 lid 12)

Artikel 2 — REIKWIJDTE EN TOEPASSELIJKHEID

1. Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Praktijk Haptotherapie Hiddes.
2. Het reglement geldt voor zowel geautomatiseerde verwerkingen (lokaal digitaal dossier op de laptop) als handmatige/papieren verwerkingen (intakeformulieren, ondertekende behandelovereenkomsten).

Artikel 3 — DOEL VAN DE VERWERKING

Persoonsgegevens worden uitsluitend verzameld en verwerkt voor de volgende expliciete doeleinden:

• Verlening van gezondheidszorg: Het uitvoeren van de behandelovereenkomst inzake Haptotherapie.
• Dossiervorming: Het bijhouden van een cliëntdossier conform de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO art. 7:454 BW).
• Administratie en facturatie: Het afhandelen van betalingen, declaraties en de financiële administratie.
• Communicatie en planning: Het maken en beheren van behandelafspraken.
• Kwaliteitsborging: Interne evaluatie en kwaliteitsbewaking conform het Kwaliteits Management Systeem (KMS) van de praktijk.
• Wettelijke verplichtingen: Naleving van fiscale wetgeving (AWR) en zorgwetgeving (WGBO, Wkkgz).

Artikel 4 — GRONDSLAGEN VOOR VERWERKING

De verwerking van persoonsgegevens binnen de praktijk berust op de volgende wettelijke AVG-grondslagen:

1. Uitvoering van de behandelovereenkomst (AVG art. 6 lid 1 sub b).
2. Wettelijke verplichting (AVG art. 6 lid 1 sub c), waaronder de medische dossierplicht (WGBO) en fiscale bewaarplichten.
3. Uitdrukkelijke toestemming van de cliënt (AVG art. 6 lid 1 sub a), bijvoorbeeld voor overleg met een huisarts of externe behandelaar.
4. Verwerking van gezondheidsgegevens vindt plaats op grond van AVG art. 9 lid 2 sub h (noodzakelijk voor het verstrekken van gezondheidszorg door een geheimhoudingsplichtige beroepsbeoefenaar).

Artikel 5 — BEGINSELEN VAN VERWERKING EN DATAMINIMALISATIE

1. Transparantie en rechtmatigheid: Gegevens worden behoorlijk, rechtmatig en voor de cliënt transparant verwerkt.
2. Dataminimalisatie: Uitsluitend noodzakelijke persoonsgegevens worden geregistreerd: naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, behandelplannen, sessieverslagen en evaluaties.
3. Werkwijze en fysieke intake: De intake, evaluaties en ondertekening van de behandelovereenkomst vinden fysiek plaats (op papier of tijdens het consult). Deze documenten worden vervolgens lokaal en veilig opgeslagen op de laptop. Hiermee wordt gewaarborgd dat privacygevoelige informatie niet onnodig via externe servers of internetverbindingen wordt verspreid.

Artikel 6 — PRIVACY BY DESIGN EN PRIVACY BY DEFAULT

1. De werkprocessen binnen de praktijk zijn zo ingericht dat gegevensbescherming vanaf het begin geborgd is (privacy by design).
2. Standaardinstellingen zijn zo ingericht dat alleen persoonsgegevens worden verwerkt die strikt noodzakelijk zijn voor het specifieke doel (privacy by default).

Artikel 7 — VERWERKINGSREGISTER

De Praktijk houdt een intern verwerkingsregister bij conform AVG art. 30, waarin de verwerkingsactiviteiten, doeleinden, categorieën gegevens en beveiligingsmaatregelen staan gedocumenteerd.

Artikel 8 — INFORMATIEPLICHT

1. Bij aanvang van de behandeling (of bij de intake) wordt de cliënt geïnformeerd over de gegevensverwerking, bewaartermijnen, rechten en klachtmogelijkheden.
2. Dit privacyreglement is gepubliceerd op www.haptotherapiehiddes.nl en op verzoek in de praktijk verkrijgbaar.

Artikel 9 — TOESTEMMING EN INTREKKING VAN TOESTEMMING

1. Voor verwerkingen die gebaseerd zijn op toestemming heeft de cliënt het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken.
2. De praktijkhouder maakt het intrekken van toestemming even eenvoudig als het verlenen ervan. Na intrekking beëindigt de Praktijk de verwerking onverwijld.

Artikel 10 — BEWAARTERMIJNEN

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. De Praktijk hanteert de volgende termijnen:

• Medisch cliëntdossier: Gedurende 20 jaar, te rekenen vanaf de laatste wijziging in het dossier of het einde van de behandelrelatie (conform WGBO art. 7:454 BW).
• Niet-gestarte trajecten: Indien een kennismaking of intake niet leidt tot een behandeltraject, worden de verzamelde gegevens direct vernietigd.
• Financiële en fiscale administratie: Facturen en administratieve gegevens worden 7 jaar bewaard conform de fiscale bewaarplicht (AWR art. 52).
• Website- & beveiligingslogs: Tijdelijke IP-logs door beveiligingssoftware worden maximaal 6 maanden bewaard.

Artikel 11 — TOEGANG TOT PERSOONSGEGEVENS EN GEHEIMHOUDING

1. Binnen de praktijk heeft uitsluitend de behandelend therapeut (Erica Hiddes) toegang tot de cliëntdossiers.
2. De therapeut is gebonden aan een strikte beroepsmatige en wettelijke geheimhoudingsplicht (WGBO art. 7:457 BW en NFG Ethische Code).

Artikel 12 — WEIGERING REGISTRATIE

Registratie van gegevens wordt uitsluitend geweigerd indien wettelijke bepalingen de registratie verhinderen of indien verstrekte gegevens aantoonbaar onjuist zijn.

Artikel 13 t/m 18 — RECHTEN VAN DE BETROKKENE

De cliënt heeft de volgende rechten conform AVG art. 15–21:

• Artikel 13: Recht op inzage (art. 15 AVG): Het recht om het cliëntdossier in te zien en een afschrift te ontvangen.
• Artikel 14: Recht op rectificatie en aanvulling (art. 16 AVG): Het recht om onjuiste gegevens te laten corrigeren of aan te vullen.
• Artikel 15: Recht op verwijdering / vernietiging (art. 17 AVG / WGBO): Het recht om vernietiging van het dossier te verzoeken, binnen de kaders en uitzonderingen van de medische WGBO-bewaarplicht.
• Artikel 16: Beperking van verwerking: Recht op beperking van verwerking (art. 18 AVG).
• Artikel 17: Dataportabiliteit: Recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG).
• Artikel 18: Recht van bezwaar: Recht van bezwaar tegen gegevensverwerking (art. 21 AVG).

Afhandelingstermijn: Verzoeken worden binnen één maand (conform AVG art. 12 lid 3; in de praktijk binnen 4 weken) afgehandeld.

Artikel 19 — DELEN VAN GEGEVENS MET DERDEN

1. Informatie wordt nooit zonder schriftelijke toestemming van de cliënt gedeeld met derden (zoals huisarts of andere behandelaars).
2. Wettelijke uitzondering: Uitwisseling vindt uitsluitend plaats bij een wettelijke plicht, waaronder de verplichting te handelen conform de wettelijke Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling / Veilig Thuis protocol.

Artikel 20 — BEVEILIGING EN OPSLAG (KMS PROTOCOLLEN)

De Praktijk treft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen conform AVG art. 32 en het Kwaliteits Management Systeem (KMS):

• Apparaatbeveiliging: Cliëntendossiers worden lokaal opgeslagen op een met een sterk wachtwoord beveiligde laptop (MacBook).
• Back-upbeleid (Aangepast): Ter voorkoming van gegevensverlies wordt wekelijks een handmatige, beveiligde back-up gemaakt op een externe gegevensdrager, die fysiek gescheiden van de laptop wordt bewaard (conform NFG Beveiligingsnormen).
• Beveiligde middelen: Gebruik van een VPN-verbinding en naleving van fysieke werkplekbeveiliging (clean desk).
• Website: De website maakt gebruik van functionele cookies en beveiligingssoftware ter bescherming tegen ongeautoriseerde toegang.

Artikel 21 — MELDPLICHT DATALEKKEN

1. Elk beveiligingsincident wordt gedocumenteerd in een intern incidentenregister.
2. Een ernstig datalek dat een risico vormt voor de rechten van cliënten wordt binnen 72 uur gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AVG art. 33).
3. Bij een waarschijnlijk hoog risico voor de cliënt wordt deze eveneens direct geïnformeerd (AVG art. 34).

Artikel 22 t/m 24 — DPIA, PRIVACY CONTACTPERSOON EN DOORGIFTE

1. DPIA: Bij verwerkingen met een hoog risico voert de Praktijk vooraf een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uit.
2. Privacy Contactpersoon: Binnen Praktijk Haptotherapie Hiddes fungeert Erica Hiddes als aanspreekpunt voor privacyvragen (erica@haptotherapiehiddes.nl). Beroepsmatig toezicht vindt plaats via de NFG.
3. Doorgifte EER: Persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Artikel 25 — KLACHTEN

Bij vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan de cliënt:

• Contact opnemen met de therapeut via het contactformulier op www.haptotherapiehiddes.nl of via erica@haptotherapiehiddes.nl.
• Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
• Gebruikmaken van de Wkkgz-geschillenregeling waarbij de praktijk via de NFG is aangesloten.

Artikel 26 — INWERKINGTREDING EN WIJZIGINGEN

Dit reglement is vastgesteld in 2026. De Praktijk behoudt zich het recht voor dit reglement aan te passen bij wettelijke of operationele wijzigingen. De meest actuele versie staat op www.haptotherapiehiddes.nl.

BIJLAGE 1 — Overzicht verwerkte persoonsgegevens (Praktijk Hiddes)

BIJLAGE 2 — Subverwerkers en Derden